摘要：整理 Scott Hanselman 建議的幾個提高生產力的秘訣。
我看了 Hanselman 2012 年演講的影片：It's not what you read, it's what you ignore，覺得很實用，很有趣，忍不住敲了一些字句到電腦裡。然後，又陸續再腦補敲進一些自己的想法，就成了這篇筆記。
由於是一邊看 Youtube 影片一邊整理，自然有揀選，有遺漏，也有添加。如果時間允許，建議還是看一下影片。另外，Hanselman 的部落格也有一篇文章完整介紹他提高生產力的秘訣：Scott Hanselman's Complete List of Productivity Tips。
以下是我的筆記。
Just Do It!
想不出來要寫什麼，不知道怎麼寫比較好時，就只管動手寫。不要管寫得好不好，先讓你的手動起來。
少即是多
"The less you do, the more of it you can do."
你做的越少，你能做的就越多。
擔心自己沒那麼好
Hanselman 說他自己也曾有 phony 情結，也就是擔心自己沒有別人說的那麼高竿，擔心老闆或同事總有一天會發現自己的能力也不過就這樣，擔心自己努力不夠。
這種心情，每個人或多或少都有過。甚至經常如此。於是，「下了班之後，回到家，煮完晚餐哄完孩子上床，晚上十點之後開始獨自在電腦面前工作，直到凌晨兩點。我知道你們都這麼做，而且不讓朋友知道。但你知道你的朋友也都這麼做，因為你可以從即時通訊軟體所顯示的聯絡人清單上看到，凌晨兩三點了，好幾個聯絡人姓名前面還是綠色的圈圈，心想：『好樣的，你們這幾個竟然也….』。同時，你對那些狀態顯示離線的人有點不爽，因為他們早已睡了。然而你對自己說：『可以的，我只要再加把勁，沒問題的，我的職業生涯會一切順利。』可是，我的朋友啊，『希望並非解決問題之道。』光是希望，並沒有辦法改善現狀。」
欲改善現狀，需要應對策略。首先，我們得區分兩個名詞：成效（effectiveness）和效率（ efficency）。
成效與效率
Effectiveness is doing the right things.
Efficiency is doing things right.
成效來自於做對的事；效率則是把事情做對，只管照著既定方向盡快前進。
應在適當的時間選擇做對的事情，然後在來關注如何提升效率。
任務分級
Hanselman 提到 Getting Things Done 分類的三種工作：
把它們跟 Stephen Covey 的四個象限結合之後，便得到如下圖的工作分級（triage）與應對策略：
Hanselman 在投影片中舉例，有些臨時出現卻不得不趕緊處理的事情（如小孩要出生了）屬於 Q1；專案類型的任務屬於 Q2；即時訊息、測試、電子郵件等事項屬於 Q3；推特、臉書、網路新聞這些則屬於 Q4。
像推特、臉書這類活動，就像嗑藥一樣讓人上癮——每個幾分鐘就把訊息板往下拉一下，若看到有新訊息進來，就好像身心頓時舒暢了一下。但過一會兒若不再回來更新一下，又覺渾身不對勁。像這了與提高生產力無關的活動，在工作的時候應該別去碰它。學習捨棄，才能獲得更多（生產力）。
適時說不
當上司不斷交辦工作，而你發現很可能無沒在時程內做完時，必須主動提出來。例如：「老闆，我沒辦法同時完成這三件工作，你希望哪兩樣先完成？」甚至於，如果你覺得當中大有問題，例如不合理、不可行之處，也要基於專業的立場明確說出來。
如果你覺得不太對勁，可能做不完，卻沒說出口，暗自打算晚上或假日加班，那麼你就等於是在告訴上司：「我的私人生活不重要，家庭也不重要，你可以盡量占用我的時間。」
如果你不尊重自己的時間，等於在向別人釋放一個訊息：你隨時可以找我，我隨時隨地為您服務。於是，你的私人時間就會逐漸被吃掉。於是，你再也沒有時間和力氣去磨利鋸子。
克服拖延
看著待辦清單越來越長，越覺得不可能做得完，乾脆把這清單丟在一旁，不再看它。我自己也常常這樣。
可是拖延到最後一刻，終於還是得面對現實。但此時往往火燒屁股了，又得熬夜加班趕工。這當然不是好習慣。
Hanselman 建議，先別去看那個落落長、令人喪氣的待辦清單，而是從每天一開始就只先列出你打算在今天能夠完成的三件事。三件就好。
然後，試著把範圍擴大到一個星期，想想這個星期內，你想完成哪些事。然後試著再放大到一整年…
星期五下班前，回顧一下本周完成了哪些工作。
處理 E-mail
Hanselman 認為郵件篩選規則和郵件匣階層別弄得太複雜，否則乍看好像分類得清清楚楚，實際上卻不怎麼好用，可能常常找不到需要的郵件。他建議分成這幾種就夠了：
我依樣畫葫蘆，在 Outlook 裡面建立了上述幾個郵件規則，把符合規則的郵件分發至個別的資料夾。然後，我按照自己的需要另外增加以下幾個郵件規則與資料夾：
其他有關 e-mail 的建議：
使用輔助工具
掌握基本原則、方向與策略之後，剩下的就是善用工具來提升效率了。這裡會提到時間管理工具、蒐集資料以及整理資料的工具。
Hanselman 提到的幾個時間管理工具：
需要注意的是，最好同一時間只專注做一件事情，不要多工；多工時產生的 context switch 成本往往出乎我們意料地高。
再來談到蒐集資訊的部分。與其訂閱一大堆 RSS feeds，Scott 建議找到一個合你口味的、已經幫你篩選、整理好的資訊入口網站。例如：The Morning Brew、The Verge、Lifehacker。如同前面提過的，少就是多。在這個資訊爆炸的時代，如何去蕪存菁，快速找到自己想要的東西才是重點，正如影片標題所說的：
找到想要的資料之後，會需要整理和保存資訊的工具，例如：
無論選擇何種工具，重點是要有個固定的地方來存放這些文件，以後碰到時才知道去哪裡找。Hanselman 在投影片中提到一個我常犯的毛病，就是把瀏覽器的頁籤開好多個，捨不得關，像這樣：
雖然瀏覽器啟動時會自動開啟上次沒有關閉的全部分頁，但這樣其實挺浪費記憶體，就好像抓了一堆電影其實根本看不完一樣浪費硬碟空間。這是我沒能善用「稍後閱讀」工具所產生的現象。
最後列出我經常忘記的三件事情：
樂在工作，自在生活! (Scott Hanselman rocks!)
我看了 Hanselman 2012 年演講的影片：It's not what you read, it's what you ignore，覺得很實用，很有趣，忍不住敲了一些字句到電腦裡。然後，又陸續再
由於是一邊看 Youtube 影片一邊整理，自然有揀選，有遺漏，也有添加。如果時間允許，建議還是看一下影片。另外，Hanselman 的部落格也有一篇文章完整介紹他提高生產力的秘訣：Scott Hanselman's Complete List of Productivity Tips。
以下是我的筆記。
Just Do It!
想不出來要寫什麼，不知道怎麼寫比較好時，就只管動手寫。不要管寫得好不好，先讓你的手動起來。
少即是多
"The less you do, the more of it you can do."
你做的越少，你能做的就越多。
擔心自己沒那麼好
Hanselman 說他自己也曾有 phony 情結，也就是擔心自己沒有別人說的那麼高竿，擔心老闆或同事總有一天會發現自己的能力也不過就這樣，擔心自己努力不夠。
這種心情，每個人或多或少都有過。甚至經常如此。於是，「下了班之後，回到家，煮完晚餐哄完孩子上床，晚上十點之後開始獨自在電腦面前工作，直到凌晨兩點。我知道你們都這麼做，而且不讓朋友知道。但你知道你的朋友也都這麼做，因為你可以從即時通訊軟體所顯示的聯絡人清單上看到，凌晨兩三點了，好幾個聯絡人姓名前面還是綠色的圈圈，心想：『好樣的，你們這幾個竟然也….』。同時，你對那些狀態顯示離線的人有點不爽，因為他們早已睡了。然而你對自己說：『可以的，我只要再加把勁，沒問題的，我的職業生涯會一切順利。』可是，我的朋友啊，『希望並非解決問題之道。』光是希望，並沒有辦法改善現狀。」
欲改善現狀，需要應對策略。首先，我們得區分兩個名詞：成效（effectiveness）和效率（ efficency）。
成效與效率
Effectiveness is doing the right things.
Efficiency is doing things right.
成效來自於做對的事；效率則是把事情做對，只管照著既定方向盡快前進。
應在適當的時間選擇做對的事情，然後在來關注如何提升效率。
任務分級
Hanselman 提到 Getting Things Done 分類的三種工作：
- 預先計畫的工作。
- 隨時出現的工作。例如臨時的電話、e-mail。
- 思考該做什麼的工作。亦即評估與決定哪些工作要如何處理。
- Do it（自己做）
- Drop it （不管它）
- Delegate it （交給別人處理）
- Defer it （延後處理）
把它們跟 Stephen Covey 的四個象限結合之後，便得到如下圖的工作分級（triage）與應對策略：
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| 圖片來源：http://olivergearing.com/get-your-priorities-right-part-two-the-important-vs-urgent-matrix/ |
Hanselman 在投影片中舉例，有些臨時出現卻不得不趕緊處理的事情（如小孩要出生了）屬於 Q1；專案類型的任務屬於 Q2；即時訊息、測試、電子郵件等事項屬於 Q3；推特、臉書、網路新聞這些則屬於 Q4。
像推特、臉書這類活動，就像嗑藥一樣讓人上癮——每個幾分鐘就把訊息板往下拉一下，若看到有新訊息進來，就好像身心頓時舒暢了一下。但過一會兒若不再回來更新一下，又覺渾身不對勁。像這了與提高生產力無關的活動，在工作的時候應該別去碰它。學習捨棄，才能獲得更多（生產力）。
適時說不
當上司不斷交辦工作，而你發現很可能無沒在時程內做完時，必須主動提出來。例如：「老闆，我沒辦法同時完成這三件工作，你希望哪兩樣先完成？」甚至於，如果你覺得當中大有問題，例如不合理、不可行之處，也要基於專業的立場明確說出來。
如果你覺得不太對勁，可能做不完，卻沒說出口，暗自打算晚上或假日加班，那麼你就等於是在告訴上司：「我的私人生活不重要，家庭也不重要，你可以盡量占用我的時間。」
如果你不尊重自己的時間，等於在向別人釋放一個訊息：你隨時可以找我，我隨時隨地為您服務。於是，你的私人時間就會逐漸被吃掉。於是，你再也沒有時間和力氣去磨利鋸子。
克服拖延
看著待辦清單越來越長，越覺得不可能做得完，乾脆把這清單丟在一旁，不再看它。我自己也常常這樣。
可是拖延到最後一刻，終於還是得面對現實。但此時往往火燒屁股了，又得熬夜加班趕工。這當然不是好習慣。
Hanselman 建議，先別去看那個落落長、令人喪氣的待辦清單，而是從每天一開始就只先列出你打算在今天能夠完成的三件事。三件就好。
然後，試著把範圍擴大到一個星期，想想這個星期內，你想完成哪些事。然後試著再放大到一整年…
星期五下班前，回顧一下本周完成了哪些工作。
處理 E-mail
Hanselman 認為郵件篩選規則和郵件匣階層別弄得太複雜，否則乍看好像分類得清清楚楚，實際上卻不怎麼好用，可能常常找不到需要的郵件。他建議分成這幾種就夠了：
- 收件匣：寄給我的信件。
- 收件匣 - CC：副本抄送給我的信件。
- 收件匣 - 外來信件：公司之外的人寄給我的信。
- 上司（三層）：往上三層的主管來信。
- 大型郵件：夾帶大型檔案的郵件。
 |
| 我的 Outlook 郵件匣 |
- 收件匣 - 自動通知：專用來放一些由系統自動發送給我的郵件，例如 nightly build 結果通知、網站異常偵測通知等等。
- 成就解除：這個資料夾沒有搭配郵件篩選規則，完全是手動歸檔。用途是存放主管和同仁對你完成某項任務之後發送的感謝信，或者自己寄送的，報告工作成果的信件。這個資料夾對於年度回顧（績效考核）和個人履歷都有用處。這裡有篇文章可以參考：Create A 'Brag Folder' In Your Inbox For Easy Resume Updates。
其他有關 e-mail 的建議：
- 撰寫郵件時，遵循三言兩語原則（三言+兩語 = 五句話）：收件人和主旨不算，內文不得超過五句話。
- 承上，別把敲鍵盤的次數浪費在 e-mail 裡面。每個人一生能夠從鍵盤敲進多少字大抵是固定的，不要在 email 裡面長篇大論，因為這些敲進 email 裡面的東西，很少會變成有用的工作。那別人寫 email 問我問題時怎麼辦呢？Hanselman 的作法是把相關議題寫進 blog 文章裡、寫在論壇、wiki、或其他文件裡，然後給對方一個連結。
- 別在早上九點查看郵件。因為一眨眼工夫，你會發現已經是下午兩點了。
- 不要透過 email 一來一往，好像在遠距交談，尤其是寄信給鄰座的同事。
- 別在假日回覆與工作有關的郵件（也別接到電話就放下手邊的活動跑去遠端連線）。
使用輔助工具
掌握基本原則、方向與策略之後，剩下的就是善用工具來提升效率了。這裡會提到時間管理工具、蒐集資料以及整理資料的工具。
Hanselman 提到的幾個時間管理工具：
- Rescue time
- 番茄鐘工作法
- 43 Folders
- 看板（例如 Trello；我正在試用 kanbanflow）
需要注意的是，最好同一時間只專注做一件事情，不要多工；多工時產生的 context switch 成本往往出乎我們意料地高。
再來談到蒐集資訊的部分。與其訂閱一大堆 RSS feeds，Scott 建議找到一個合你口味的、已經幫你篩選、整理好的資訊入口網站。例如：The Morning Brew、The Verge、Lifehacker。如同前面提過的，少就是多。在這個資訊爆炸的時代，如何去蕪存菁，快速找到自己想要的東西才是重點，正如影片標題所說的：
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| Batman Begins (2005) |
找到想要的資料之後，會需要整理和保存資訊的工具，例如：
- 將筆記整理於 OneNote、Google Docs、或 Evernote。
- 一時看不完，可利用「稍後閱讀」工具，例如 Instapaper、Pocket（我是用這個）。
- 投影片放在 Dropbox。
- 程式碼放在 Git 版本庫。
無論選擇何種工具，重點是要有個固定的地方來存放這些文件，以後碰到時才知道去哪裡找。Hanselman 在投影片中提到一個我常犯的毛病，就是把瀏覽器的頁籤開好多個，捨不得關，像這樣：
雖然瀏覽器啟動時會自動開啟上次沒有關閉的全部分頁，但這樣其實挺浪費記憶體，就好像抓了一堆電影其實根本看不完一樣浪費硬碟空間。這是我沒能善用「稍後閱讀」工具所產生的現象。
最後列出我經常忘記的三件事情：
- 持續埋頭苦幹是另一種形式的怠惰——疏於思考正確的方向與更好的工作方式。
Being busy is a form of laziness—lazy thinking and indiscriminate action. - Timothy Ferriss - 別讓老闆覺得你總是可以 24 小時 on-call；留得青山在啊！（如果是偶爾的特殊緊急狀況倒還好，若變成常態，肯定哪裡有問題。）
- 寫 e-mail 時把握三言兩語原則，扼要講完。
樂在工作，自在生活! (Scott Hanselman rocks!)
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